系統是直銷人運作市場最強大的后援力量，盡管直銷崇尚自主創業、自我管理，但同時也強調復制，能否正確復制并且復制到位，這就關系到系統當中的檔案管理。整理、記錄、更新資料雖然算不上高難度作業，但關乎業務開展的條理性和市場運作的效率。正如家庭主婦承擔的作用，柴米油鹽醬醋茶，在瑣碎的細節中構筑起一個溫暖的家。自“圓桌論壇”欄目開設以來，本期的嘉賓陣容構成實為不易，5 位不同職位、不同地域、采用不同運作方式的直銷系統領袖，根據自己的切身經歷，為正在摸索和前進當中的直銷人提供借鑒。

本次策劃特邀嘉賓：李巖松

　　李巖松，東升偉業華星系統領導人，世界直銷（亞太）研究中心專家委員會專家。跟隨中國直銷行業的發展而成長，有豐富的市場運作經驗和直銷管理經驗。2012 年榮獲“風云2012 亞太地區最具影響力品牌直銷領袖”，其帶領的系統被評為“風云2012 最具影響力品牌直銷系統”，市場業績令業界稱贊。

本次策劃特邀嘉賓：張海林

　　張海林，國家一級企業培訓師，2001 年從事職業培訓工作，先后研習管理學、市場學、營銷學、消費心理學、公共關系、商務談判、市場營銷策劃、網絡營銷、目標學研究、系統運作、團隊激勵和潛能訓練等培訓課程。2010 年8 月創立隆力奇海峰國際系統并任執行總裁。

本次策劃特邀嘉賓：黃遵林

　　黃遵林，眾智國際系統創始人，中國直銷界系統策劃與管理大師，擁有十余年的直銷實戰經驗，六年的職業培訓師經歷，曾擔任多家知名直銷公司教育總裁。正統的系統運作概念，一流的系統管理方案，快速的人才培養流程，讓他成為中國直銷界不可或缺的卓越系統領袖。

本次策劃特邀嘉賓：譚權勇

　　譚權勇，隆力奇星級董事，國家恢復高考后首批財經大學的高材生，天津市榜上有名的證券分析師，財經專欄撰稿人。1998 年接觸直銷，2009 年走進隆力奇，創辦的空降部隊系統創造了中國直銷三個第一：中國第一個采用網絡地面結合運作的直銷系統；中國第一個在網上以真名實姓運作的直銷系統；中國第一個利用微信公眾平臺展業的直銷系統。

　　特邀嘉賓Lusy ：從1990 年雅芳進入中國開始，她就對新營銷產生濃厚的興趣并開始從業。1995 年開始服務于某中國著名的民族企業，2006 年又與世界著名的系統建造專家、公T 司國外市場的教育培訓大師及開拓者之一的陳湛先生一同打造了中國著名的優秀系統。

　　主持人：系統管理中建立檔案的重要性？

　　Lusy ：建立一個系統猶如組建一個家庭，因此，在這個從無到有、從想象變現實的過程中，檔案建立是一個必須的首要環節，就像一個人出生后一定要上戶口一樣重要，關系到整個系統成員（家族）的命運！

　　張海林：隨著系統不斷向前發展，系統建立初期的政策、人員組成、市場拓展等內容與現階段的系統情況有很大差別，系統領導人和系統成員可以從檔案上看到整個團隊的成長過程，經過對比總結，會在今后的發展中少走很多彎路。對于系統成員而言，整理出來的課件、文檔VCD 等資料可以讓他們快速成長。

　　黃遵林：讓所有的系統成員能夠看到自己成長的過程和系統不斷壯大的過程，增加系統成員的自信心，激勵系統成員的斗志，增強系統的凝聚力。

　　李巖松：檔案是輔助經銷商開拓市場、回顧發展經歷、總結進步、宣傳擴大影響的重要資料。

　　譚權勇：建立檔案的目的是計劃安排工作，是制定目標。作為系統領導人，必須要有每個時段的總體規劃和各種活動安排，有了目標與計劃才能保證整個系統工作有條不紊地進行。

　　主持人：系統中，一般由哪些人建立和管理檔案？

　　黃遵林：以我的經驗來看，系統中會安排專人管理檔案，這一兩個人必須熟悉電腦常用軟件，有比較專業的攝像和照相水平，同時文筆較好。他們一方面負責建立和管理系統檔案，另一方面維護、編輯系統網站，以便于資料隨時傳到網站上保存和傳播。

　　張海林：我們曾經專門招募辦公管理人員，但他們沒有團隊運作經驗，不涉足團隊又沒辦法制作出與系統發展相契合的資料。后期經過調整，我們對于涉及系統運作層面的檔案，大部分由系統骨干建立和保存；涉及培訓的檔案，系統當中的團隊領導人基本都有保存，辦公人員在這一時期主要起到的作用是存檔。細化到團隊成員，如講師、團隊領導人、團隊骨干等，他們都會根據自己的工作需求在系統的大方向上建立屬于自己工作范疇的檔案。

　　李巖松：系統網站可以稱之為我們最大的“檔案庫”。在系統管理委員會中，我們有專門負責檔案管理的人員，他是多年跟隨我、熟知系統風格和理念的老朋友，由他負責攝像、拍照、資料整理、網站內容更新等細節事務。

　　Lusy ：初級階段，管理每個成員必須親力親為，產生精英小組后由小組長管理。但是各組的檔案，系統領導人一定要有總的存檔和備份，由助理來管理保存。

　　譚權勇：系統的核心成員是檔案的建立者和執行者，大家共同商討，分工合作。每一次具體的活動都會由指定人員負責。

　　主持人: 系統檔案中主要包括哪些內容，具體體現形式是怎樣的？

　　李巖松：系統當中建立的檔案不像公司中大多以紙質文件的形式出現。系統當中的更多東西是以實戰成績來體現的，因此，但凡對系統發展有幫助的資料，我們都會用照片或聲像記錄，放在網上或者硬盤當中儲存，文字很難給人直觀的感受，圖片和聲像資料對市場的沖擊力會更強。我們專門制作了一個精選的資料光盤，里面的素材是從歷屆大型會議當中精心挑選出來的照片和視頻，根據腳本進行編輯，并邀請專業播音員進行配音。

　　黃遵林：我的系統檔案當中主要有以下內容：系統核心成員的名單（比如策略委員會名單、發展委員會名單、新增系統人員名單等）；每次大型活動的重要通知、邀請函等；每次會議的照片、動感影集、視頻等。檔案里還要收集一些系統包裝的各種媒體宣傳資料以及各領導人所獲得的一些獎項、證書等。

　　張海林：從形式上來看，一般有文字、照片和聲像資料。文字資料這一方面，我們會把每一次招商會需要印刷的資料、促銷政策、課件、流程等做成電子檔保存在電腦中。照片包括招商、培訓、管理、慶典、表彰、促銷、聯歡、研討、交流、旅游等。聲像資料包括大型活的VCD、會議音樂、產品介紹視頻、公司宣傳視頻等。

　　Lusy ：具體到個人，需要記錄在案的內容包括與你的生意成長相關的工具的購置與保管記錄（書、影音資料、演示工具、電腦、硬盤、紙筆、服裝等），如何時購置、何時讀完、是否借出等每次活動的支出統計（收費項目的來源與支出要清晰并且透明、公開）等。

　　譚權勇：系統檔案多以文字和圖表的形式，而且標注有明確的時間。

　　主持人：系統管理中，會議管理占到絕大部分比例，會議需要保存的資料有哪些？

　　李巖松：我們在任何重要活動或會議當中，都會安排專人收集照片和音像資料。一場會議，包括會前的準備工作，會議中的流程、資料收集以及會后總結。會前就要把一場會議需要達到的效果提前預估，如何鋪墊，如何開展，以便讓大家目標明確。特別是大型表彰會議，任何一個環節都是絕對真實的，如果能將這些資料存檔，經銷商看后，一方面受到鼓勵，另一方面也會成為開拓市場的動力，因此就需要及時保存會議資料，以便后期經銷商復制。一般的會后，不見得會將經驗總結記錄在案，一方面是時間不允許，另一方面還是需要實際效果來驗證的。

　　大型培訓一定會錄制光盤，內容包括方法、震撼性的花絮和場面、產品和課程、公司政策等，這些必要的東西全部錄下來后進行分類歸檔，此外公司領導的講話、系統領導人的培訓、系統骨干的培訓等經典課程都要有所收錄，從而方便團隊中的經銷商學習和借鑒。此外，培訓照片也會及時整理，發布到系統網站上。

　　張海林：按照類型可以分為培訓、公司的產品課件、招商會錦囊、PPT 資料、會議音樂、骨干會議的培訓等。按時間進行分類歸檔，每隔一年，再將檔案重新歸納整理，將一些同性質的、重要的東西收集在一個文件夾中，并且根據實際情況的變化，對內容進行重新編輯和調整。

　　主持人：以上各位老師談到了會議、活動的檔案管理。“人”是系統的中堅力量，他們的發展情況和動向至關重要，如何做到層級分明？

　　Lusy ：我談談自己在這一方面的心得。我將每個人的檔案按照基本資料、成長階段、成熟階段進行劃分。基本資料包括姓名、年齡、性別、出生年月、學歷、工作簡歷、簽約時間等。個人成長階段需要記錄參加系統活動、會議的時間、地點及內容，開始使用產品的時間、種類、效果反饋，公眾分享的時間、地點及內容，讀書筆記及學習心得記錄，零售記錄，個人收入及支出記錄等。

　　小組成熟階段，則需要對自己的近族成員和體系精英成員進行管理：

　　對于近族成員管理，內容包括每個新成員的上述基本資料的整理和管理，每一個精英運作小組（5 人運作小組）的成立時間、地點、人員名稱，每周2 小時的精英運作小組的會議地點以及會議內容記錄，每月精英小組成員向你做咨詢的咨詢圖及咨詢問題的存檔，每個精英小組組長的成長指標記錄，如完成當月計劃指標、晉升、褒獎等。

　　對于體系精英成員的管理，內容包括當地精英每月褒獎會議記錄，各地精英小組運作情況每月統計記錄（產生小組數量、小組會議每周是否如期、每周計劃完成情況等），每月各地零售及體系銷售業績統計等。

　　張海林：Lusy 老師談到的內容非常細致，涉及到了系統中的普通經銷商和骨干，但同時還有一批人群是單純消費的客戶。客戶檔案基本是依照公司的電子檔案管理。每家公司的操作又不相同，舉例來說，有的公司會將每一個會員建立在每一個服務中心里面，一個系統下面可能會有一個服務中心，這個服務中心隸屬于公司，對系統本身而言只起到服務自己團隊的作用。

　　李巖松：系統面對的對象有純消費者、普通經銷商、骨干，人數眾多，不可能一一建立檔案，這就需要分配到系統團隊下的各個團隊當中。但前提是系統要對如何建立檔案進行系統說明，傳達到團隊領導人，團隊領導人再逐層向下傳達。整個系統要做的工作就是針對高級別領導人和核心的把控，使其做到思想與系統同頻率。

　　主持人：建立檔案的過程中應當注意哪些問題？

　　張海林：檔案中有很內容是工具流，我們在以往制作工具流的時候，廣告和實際運用資料的比例基本是3:7或者2:8。廣告的資料如果超出這個比列，就會讓系統偏離中心。

　　李巖松：任何措施的目的都是為了讓系統更完善，運轉更高效。直銷系統中的檔案是時刻服務于市場開拓的，不是領導檢查之類的形而上的東西。檔案的效果是通過業績來驗證的。

　　張海林：對，一定要從“需求”出發建立檔案，在我單純做系統教育和培訓的階段，可能建立的檔案更多是以企業為主。當自己創立系統以后，一心希望帶領系統創造出好的業績，那么此時圍繞這個需求點就會建立一系列的檔案。檔案不是三兩天建立起來的，它是一個循序漸進的過程，很多速成的東西一般不實用。“拿來主義”只能擺樣子，在“拿來”的基礎上整理、修改并應用到實際才是屬于自己的東西。

　　譚權勇：系統檔案設立后，還需根據公司的活動和行業性會議等隨時做調整。

　　黃遵林：檔案管理沒必要復雜化。總之，系統管理不能太復雜。我在運作系統的時候，制作了系統核心成員名單表，以及每月的行程表、日計劃表等。主要目的是層層檢查系統成員的基本功和工作量，這些也可以存檔。

　　Lusy：檔案建立要自然還要科學，也就是說既要尊重人性又能對每個成員快速成長起到推波助瀾的作用，從而使整個系統建設的工作有章可循，做到科學管理。需要注意的是，新的市場要及時快速地復制正確的檔案管理方法，這是你的系統管理中的體系門戶建立，絕對是重中之重，不可輕視，否則你所有的努力和付出都會功虧一簣。

　　主持人：正如五位老師的經驗之談，眾多入行多年的直銷人也頗多感慨：團隊已經成為自己的第二個家。檔案當中記錄的不僅是系統的嬗變，更是眾多伙伴一路相隨、奮力開拓的縮影，留一份檔案，存一份心路，讓回憶不遺憾。